NORMAS DIOCESANAS RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION DE BIENES

Diócesis de Fresno, Publicado el 26 de enero de 2006

1. Consejo Parroquial de Finanzas (Parish Finance Council)

a) Cada parroquia debe tener un consejo de finanzas de acuerdo a lo estipulado en la ley canónica.

b) Las normas que dirigen estos consejos se encuentran en el manual del clero (Clergy Handbook.)

c) El obispo firmará las actas de las reuniones del consejo de finanzas conjuntamente con los libros sacramentales, cuando él hace su visita pastoral a las parroquias.

d) Una copia de estas normas diocesanas debe ser entregada a cada miembro del consejo parroquial de finanzas.

2. Revision de Finanzas

a) Una revisión financiera diocesana de los libros de finanzas de la parroquia se debe llevar a cabo cuando el administrador/párroco encargado de la parroquia es trasladado. Esto incluye la revisión de los libros de finanzas de la escuela parroquial.

b) Las revisiones de las finanzas se debe hacer durante el transcurso del año, al azar, o en cualquier momento que el obispo determine que esta revisión es necesaria para una determinada parroquia.

c) La parroquia se responsabilizará de pagar los costos de la revisión de las finanzas.

d) Si el Obispo considera necesario, se llevará a cabo una auditoria en lugar de una revisión financiera.

3. Gastos Personales

a) El manual del clero (Clergy Handbook) específica claramente los artículos que deben ser reembolsados por la parroquia. Por el bien de la responsabilidad, el párroco determinará conjuntamente con los miembros del consejo parroquial de finanzas, los gastos de la casa que son reembolsables al párroco.

b) Los fondos de la parroquia nunca deben ser usados para gastos personales del párroco. A continuación se detallan ejemplos de gastos personales por el cual el párroco (no la parroquia) es personalmente responsable (la lista no es minuciosa):

i. Los gastos (incluyendo los gastos de mantenimiento) de un miembro familiar del párroco que vive en la rectoría (con el permiso del obispo).

ii. Servicio de cable de televisión nivel básico, es decir, cualquier servicio o programación de nivel básico decidido por el párroco para todos los sacerdotes, en consulta con el consejo parroquial de finanzas.

iii. Los párrocos son responsables personalmente por los gastos de mantenimiento que no están relacionados directamente con su ministerio. Estos incluirían, pero no limitado a, costos asociados con productos de tabaco y alcohol para uso personal (ej., no asociado con hospitalidad ocasional para fines parroquiales.)

Cualquier pregunta respecto a que si un artículo es reembolsable, esta pregunta debe hacerse directamente al director de asuntos financieros de la diócesis o al obispo.

c) Los fondos de la parroquia nunca deben ser usados para pagar un gasto personal del párroco. Si los fondos de la parroquia han sido usados para gastos personales de un párroco, los cuales son reembolsables de acuerdo a las normas diocesanas, estos fondos deben ser reembolsados inmediatamente a la parroquia de los fondos personales del párroco.

d) Los gastos que son reembolsados por los párrocos, empleados, voluntarios, seminaristas, etc., deben ser claramente anotados en la solicitud de cheque, incluyendo todos los recibos. Este reembolso debería hacerse mensualmente. El consejo parroquial de finanzas debe revisar estas solicitudes de reembolso.

4. Tarjetas de Crédito

a) Las tarjetas de crédito de la parroquia (no tarjetas de débito) son aceptables, pero solamente deben ser usados para gastos de la parroquia. Las tarjetas de crédito deben estar a nombre de la parroquia, no a nombre del párroco. Solamente el administrador o párroco puede firmar la tarjeta de crédito de la parroquia. El límite de una tarjeta de crédito no debe exceder de $2,500.00 dólares. Las tarjetas de crédito deben ser estrictamente controladas para asegurar de que estas no se extravíen o sean robadas, o usadas por personas no autorizadas con propósitos no autorizados.

b) Los recibos de cada gasto que se efectúe deben ser conservados por un período de cinco años.

c) La parroquia no debe comprar nada si no tiene el dinero para hacerlo. Las tarjetas de crédito de la parroquia son solamente para conveniencia. El balance debe ser pagado mensualmente para evitar cargos financieros excesivos.

d) Los gastos personales del párroco, por los cuales la parroquia no es responsable, no deben ser pagados con las tarjetas de crédito de la parroquia.

e) Un resumen mensual de actividades por el uso de las tarjetas de crédito debe se reportado regularmente al consejo parroquial de finanzas.

f) La solicitud de reembolso por gastos con tarjeta de crédito personal debe ser presentada con los recibos claramente detallados. Esta solicitud debe hacerse mensualmente.

5. Instrucciones de Contabilidad

a) Los recibos de los gastos deben conservarse por un período de cinco años.

b) Cada artículo, en el libro de contabilidad de la parroquia, debe ser claramente identificado el propósito del gasto.

c) Debe usarse una forma estandarizada para ingresos y gastos, excepto cuando otra opción ha sido aprobada por el director financiero diocesano.

d) Los reembolsos deben ser claramente definidos e ingresados apropiadamente para tener así una buena contabilidad financiera de cualquier asunto particular.

6. Colecta de Fondos

a) Para evitar cualquier apariencia de deshonestidad, la colecta parroquial de las misas nunca debe dejarse en presencia de una sola persona, desde el momento que el dinero es colectado hasta cuando se prepara el depósito para el banco. Por lo menos tres personas deberían ser asignadas para contar el dinero de la colecta. En esta forma, dos personas estarán siempre presentes hasta cuando el dinero es preparado para el depósito.

b) Se deben seguir estrictamente las normas que se encuentran en el manual del clero (Clergy Handbook) en lo que se refiere a estipendios sacramentales.

c) La colecta de los domingos debe ser depositada lo más pronto posible; entretanto, el dinero debe mantenerse en un lugar cerrado y seguro de la parroquia. Como medida de seguridad todas las parroquias deberían tener una caja de seguridad para guardar las colectas y otros dineros. La compañía de seguros no cubrirá el robo del dinero colectado si éste no ha sido guardado en una caja de seguridad o lugar seguro.

7. Reporte Financiero

a) Las parroquias deben proveer, en forma regular, un reporte financiero a los feligreses a través del boletín dominical; así como también, deben proveer un reporte anual detallado de las finanzas de la parroquia. Una copia del reporte anual debe ser enviado a la oficina diocesana de finanzas. El formulario y el programa para estos reportes se hará disponible de acuerdo a las normas implementadas por la diócesis.

b) El párroco/administrador es responsable de enviar lo más pronto posible el reporte financiero mensual a la oficina diocesana de finanzas.

8. Inventario de la Parroquia y Escuela

a) Las escuelas y las parroquias deberían implementar un inventario completo de todas las propiedades, incluyendo fotografías y videos. Estos inventarios deberían ser actualizados cada tres años o cuando un párroco es trasladado. El párroco debe firmar el inventario conjuntamente con el presidente del consejo de finanzas de la parroquia y el director de la escuela.

b) Cada párroco de la parroquia debería tener un inventario detallado de toda su propiedad personal ubicada en las instalaciones de la iglesia/rectoría. Cualquier artículo que no está incluido en este inventario, se asumirá que es propiedad de la parroquia.

c) Estos inventarios deben ser enviados a la oficina del canciller. Las formas con las respectivas instrucciones se encuentran en el manual del clero (Clergy Handbook).

9. Otros Asuntos

a) Por favor vea el libro de administración de la parroquia (Parish Administration Book) y el manual del clero (Clegry Handbook.) Todo párroco/administrador debería familiarizarse con la sección de la ley canónica que concierne con la administración de bienes. (Código de la Ley Canónica, Libro V: de los bienes temporales de la Iglesia, Cánones 1254-1310.)

b) Ningún administrador o párroco puede gastar más de $10,000.00 dólares sin el permiso específico del obispo.

c) Ningún administrador o párroco puede firmar legalmente en nombre de la parroquia un contrato de mantenimiento/construcción por más de $5,000.00 dólares.

d) Los padres u otros familiares del párroco que viven en la rectoría, con permiso del obispo y con la autorización del consejo de finanzas de la parroquia, el párroco se responsabilizará de los gastos de mantenimiento que éstos ocasionen, no la parroquia.